• Hjem
• Beste bloggposter
• Bokveggen
• Filmveggen
• Om leserne
• Om meg
• Oversikten

Skumle møter

Ok. Du har fått beskjed om at du skal på et møte. Og bare tanken på dette møtet får det til å knyte seg i magen din. Du skal på et skummelt møte.

Her er noen ting som jeg synes er greit å gjøre for å takle slike ting.

Bli informert

En av de tingene jeg synes hjelper meg mye, er å prøve å finne ut mest mulig om møtet i forkant. Hva skal tas opp? Hvor skal det være? Når begynner det og hvor lenge har man tenkt at møtet skal være? Hvem andre skal være på møtet? Av en eller annen grunn synes jeg det hjelper å vite litt om møtet man skal på. Jeg har også noen ganger spurt direkte om det er noe spesielt jeg bør forberede meg på.

Hva tror du vil bli sagt?

Noen ganger kan det være slik at man i tiden forut for møtet har fått en viss følelse av hva som kan dukke opp av problemstillinger. Kanskje har du et barn som har hatt problemer på skolen i det siste. Kanskje har det ligget en konflikt og ulmet på en arena i livet ditt. Ofte er slike møter skumle nettopp fordi man nå skal ta tak i ting som man tidligere har opplevd som så vanskelige at man har unngått temaet.

Å sette seg ned litt med penn og papir kan være lurt dersom man vil prøve å få litt oversikt.

Når du tenker på hva du tror vil dukke opp, kan du også tenke på følgende:

• Hvordan vil du imøtegå påstander du vet/tror vil komme?
• Er det noe du kan ta kritikk på?
• Er det noe du IKKE vil ta kritikk på? Hvorfor?
• Har du gjort noe for å løse en evt. problemstilling? Hva og hvordan gikk det?

Hva ønsker du å si?

• Skriv en liste.
• Er det noen formuleringer som du ønsker å få frem?
• Er det dokumentasjon du bør ha med for å underbygge ditt poeng?
• Prioriter! Hvor viktig er de enkelte momentene for deg? Vær forberedt på at du ikke nødvendigvis vil få med alt du vil si. Andre kan også ha noe de vil prate om og møtetiden er ofte begrenset. Derfor kan det være lurt å ha prioritert, slik at du får med det du synes er aller viktigst. Du kan også tenke gjennom om du vil be om et nytt møte dersom du mener at tiden ble for knapp.
• VIKTIG: Hva kan du bringe til bordet? I noen møtesammenhenger handler mye om å inngå kompromiss. Hva er viktig for deg å få gjennom og hva kan du fire på? Hva kan du gjøre for at begge parter går ut av møtet med en følelse av å ha fått til noe? Har du noe positivt du kan si om “motparten”?
• Ta alle disse punktene og skriv opp de viktigste i stikkordsform. En liten huskelapp, altså.

Mestringsstrategi før møtet

• Planlegg noe hyggelig etterpå. Kanskje en kinotur samme kveld, be noen venner hjem på en hyggelig kveld hjemme hos deg eller kanskje rett og slett et varmt bad. Ofte kan de skumleste møtene føre til at det er det eneste man forbinder akkurat den dagen til. Hele dagen blir negativ før den engang har begynt. For meg hjelper det å planlegge noe jeg gleder meg til samme dag, etter møtet. På den måten unngår jeg å psyke meg selv helt ned i forkant.
• Tenk gjennom noen strategier du kan bruke dersom du sklir ut eller går i forsvar. Bestem deg for at og hvordan du skal hanke deg selv inn igjen. Lag noen “kjøreregler” for deg selv for hva du skal tillate deg under møtet.
• Tenk gjennom noen strategier du kan bruke dersom motparten sklir ut og går i forsvar. Kan du opptre saklig og allikevel sette grenser for hva du finner deg i? Hvordan vil du formulere deg?
• Hvordan vil du forholde deg til hersketeknikker? Dersom du skal i et møte med noen du vet har en tendens til å bruke visse hersketeknikker, kan det være lurt å forberede seg på at dette kan skje. I den anledning kan kanskje bøker som “Hvordan takle vanskelige kolleger” være til god nytte. Også selv om møtet ikke er jobbrelatert.
• Sørg for det praktiske. Dokumentasjon du skal ha klar. Vet du hvor møtet skal være? Hvilken buss må du ta? Trenger du barnevakt?

Under møtet

• Kom tidlig! Du trenger kanskje ikke stå og trippe utenfor møterommet en halvtime før, men sørg for å dra hjemmefra tidsnok til at du ikke påfører deg selv ekstra stress ved å være forsinket. Da er det også lett at man starter i en ganske underlegen posisjon når man kommer svett og beklagende inn i rommet der alle de andre sitter rolige og klare.
• Om mulig: Sørg for en god plassering. Noen ganger kan det være godt å sitte på kortsiden av et langbord. I følge en erfaren møteholder jeg kjenner så skal man slett ikke undervurdere den psykologiske effekten det har å ha oversikt.
• Gi andre “plass”. Altså; Du trenger ikke å buse ut og hamre løs med alt du har forberedt. Vær klar over at andre kan ha sin egen målsetning med møtet og at de også har forberedt noe de synes er viktig at du får høre. Du er ikke bare der for å bli forstått, du er der for å lytte og forstå de andre også. Vær fleksibel!
• Pust med magen.
• Pauser er ikke farlig. Man trenger ikke å fylle hvert sekund av møtet med prat. Det er lov å fordøye det som nettopp ble sagt. Det er til og med lov til å si at “dette trenger jeg litt tid til å tenke over”/”dette må jeg sove på”, og så komme tilbake til det en annen dag.
• Gjør det du kan for å avslutte møtet på en ok måte.

Etter møtet

Er du som meg, så har du en tendens til å dømme deg selv hardt etter slike møter. Har du forberedt deg på møtet i forkant har du forhåpentligvis fått med det du selv syntes var viktigst. Allikevel har man en tendens til å tolke seg selv negativt i ettertid.

Her har jeg lært at det er viktig å være litt grei med seg selv. Gi deg selv ros for at du gjennomførte, for det du fikk til og for at du bidro til at møtet skulle være ok. Ikke demoniser motparten dersom møtet ble vanskelig og tilgi deg selv for eventuelle feil.

Husk også at det du ser på som dine “tabber” under møtet slett ikke trenger å ha blitt oppfattet slik av motparten. For å ta et eksempel: Etter et møte jeg hadde om mitt barn, så ergret jeg meg veldig over at jeg hadde blitt så kverulerende og gjentatt meg selv flere ganger. Jeg følte meg skikkelig dum og tenkte at “nå synes de sikkert at jeg var skikkelig vanskelig”. Da jeg snakket med de som hadde deltatt på møtet i ettertid og ville beklage, oppdaget jeg at de slett ikke hadde oppfattet meg slik. I deres øyne hadde jeg fremstått som en kunnskapsrik mor som var engasjert i hvordan barnet hennes hadde det. Så forskjellig kan man altså tolke ting.

Sånn. Det var de punktene jeg kunne komme på i forhold til hvordan jeg forholder meg til “skumle” møter. Faktisk så virker det som om det er stadig færre møter jeg tenker på som skumle, etterhvert som jeg lærer meg til å forholde meg til dem.

Hvordan er det med deg?

Har du noen “møteknep” eller møtetabber å dele?

Gode råd

Likte du innlegget? Hvorfor ikke legge igjen en kommentar under og fortsette diskusjonen der, eller abonnere på min rss feed. Du kan også motta nye innlegg direkte til din e-postadresse. For å lese denne bloggens beste innlegg, kan du klikke her.